Wer eine Firmenveranstaltung plant, investiert viel Zeit in die komplette Organisation des Events.

Die Fotografie wird dabei häufig erst relativ spät berücksichtigt.

Es lohnt sich, die Eventfotografie für Unternehmen von Anfang an mitzudenken.

Gute Eventfotos dokumentieren nicht nur, was passiert ist.
Die Fotos liefern Unternehmen Bildmaterial für das eigene Marketing.
Es gibt einige Bereiche die profitieren.

Webseite, Social Media, Pressearbeit, interne Kommunikation und
die Bewerbung zukünftiger Veranstaltungen.

Ich gebe gerne ein paar essentielle Tipps, damit die fotografische Begleitung
einer Firmenveranstaltung auch wirklich die Bilder liefert, die später gebraucht werden.

Tipp 1: Vor dem Event klären, wofür die Bilder gebraucht werden

Eine der wichtigsten Fragen wird erstaunlich selten gestellt:

Was möchten wir nach der Veranstaltung mit den Bildern machen?

Sollen sie hauptsächlich für LinkedIn, Pressemitteilungen, Unternehmenswebseite,
Geschäftsbericht oder für die Bewerbung der nächsten Veranstaltung?

Je genauer das vorher definiert wird, desto gezielter kann fotografiert werden.

Für Social Media werden zum Beispiel andere Motive und Bildformate benötigt
als für eine Pressemitteilung oder eine großformatige Website.

Professionelle Eventfotografie für Unternehmen beginnt deshalb nicht mit der Kamera,
sondern mit der Frage nach dem späteren Verwendungszweck.

Tipp 2: Einen klaren Ablaufplan zur Verfügung stellen

Für den Fotografen ist der Veranstaltungsplan eines der wichtigsten Werkzeuge.

Wann beginnt die Veranstaltung?

Wann finden Vorträge statt?

Gibt es eine Begrüßung durch die Geschäftsführung?

Wann wird ein Produkt vorgestellt?

Wann werden Gruppenfotos benötigt?

Gibt es besondere Gäste oder Gesprächspartner?

Je besser der Fotograf den Ablauf kennt,
desto leichter kann er sich im richtigen Moment an der richtigen Stelle positionieren.

Gerade bei großen Firmenveranstaltungen hilft ein guter Ablaufplan dabei,
wichtige Situationen nicht dem Zufall zu überlassen.

Tipp 3: Die wichtigsten Personen vorher benennen

Bei vielen Veranstaltungen gibt es Personen, die unbedingt fotografiert werden sollten.

Das können Geschäftsführer, Kunden, Projektpartner, Speaker, Politiker, Architekten oder andere wichtige Gäste sein.

Ein Fotograf kann nicht automatisch wissen,
welche Person für das Unternehmen besonders relevant ist.

Deshalb ist es sinnvoll, wichtige Personen vorab zu benennen
oder dem Fotografen vor Ort einen Ansprechpartner zur Seite zu stellen.

Manchmal ist es auch sinnvoll, ein Sheet mit den Bildern der Hauptpersonen an den Fotografen im Vorfeld zu senden.

Gerade bei größeren Events kann das den Unterschied machen zwischen einer allgemeinen Veranstaltungsdokumentation und einer wirklich brauchbaren Bildreportage für die Unternehmenskommunikation.

Tipp 4: Nicht nur das Bühnenprogramm fotografieren lassen

Bei Firmenveranstaltungen passiert häufig das Interessanteste abseits der Bühne.

Gespräche zwischen Gästen, Begegnungen mit Kunden,
Reaktionen während einer Präsentation oder kleine Gruppen, die miteinander diskutieren, vermitteln oft wesentlich mehr Atmosphäre als das nächste klassische Rednerfoto.

Eine gute Eventreportage zeigt deshalb nicht nur Programmpunkte.

Sie erzählt auch, wie sich eine Veranstaltung angefühlt hat.

Das ist besonders wichtig, wenn die Bilder später eingesetzt werden sollen,
um zukünftige Besucher, Mitarbeiter oder Kunden für eine Veranstaltung zu interessieren.

Tipp 5: Messestände sowohl leer als auch belebt fotografieren

Bei Messeständen und Produktlaunches lohnt es sich,
unterschiedliche Situationen fotografisch einzuplanen.

Ein leerer Messestand zeigt Architektur, Standdesign, Branding und Produkte besonders gut.

Ein belebter Messestand zeigt dagegen, dass etwas passiert.
Gespräche, Besucher und Interaktion vermitteln Dynamik.

Beide Bildarten erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Deshalb sollte ein Messestand idealerweise einmal vor dem Besucherandrang und
zusätzlich während des laufenden Messebetriebs fotografiert werden.

Tipp 6: Bei Produktlaunches nicht nur das Produkt zeigen

Bei einem Produktlaunch liegt es nahe, sich fotografisch auf das neue Produkt zu konzentrieren.

Für die spätere Unternehmenskommunikation sind jedoch häufig auch die Menschen
rund um das Produkt interessant.

Die Kombination aus Produktfotografie, Reportage und Peoplefotografie
liefert deutlich vielseitigeres Material als reine Produktaufnahmen.

Tipp 7: Immobilien-Eröffnungen anders planen

Bei Immobilien-Eröffnungen und Projektevents kommt häufig eine Besonderheit hinzu:

Nicht nur das Event selbst ist interessant, sondern auch das Gebäude.

Hier kann es sinnvoll sein, Eventfotografie mit Architektur- und Innenraumfotografie zu verbinden.

Neben Gästen, Rednern und offiziellen Eröffnungsmomenten entstehen
dann beispielsweise auch Bilder von Fassaden, Innenräumen,
Details oder besonderen architektonischen Lösungen.

Gerade bei Projekten mit mehreren Beteiligten kann dadurch Bildmaterial entstehen,
das später von Bauherren, Architekten, Projektentwicklern und beteiligten Unternehmen genutzt werden kann.

Tipp 8: Die Lichtbedingungen vorher bedenken

Eventlocations sind fotografisch nicht immer einfach.

Dunkle Säle, farbiges Bühnenlicht, LED-Wände oder starke Spotlights
können eine Veranstaltung attraktiv wirken lassen, stellen aber hohe Anforderungen an die Fotografie.

Ein professioneller Eventfotograf kann mit solchen Situationen umgehen.

Trotzdem ist es sinnvoll, besondere Lichtbedingungen bereits vorher anzusprechen.

Auch die Frage, ob und wann zusätzliches Blitzlicht eingesetzt
werden kann und vor allem darf, sollte geklärt werden.

Bei Vorträgen oder sensiblen Programmpunkten ist ein möglichst
unauffälliges Arbeiten häufig wichtiger als perfekte Ausleuchtung.

Tipp 9: Schnelle Bildlieferung vorher vereinbaren

Gerade bei Unternehmensveranstaltungen werden Bilder oft sehr schnell benötigt.

Vielleicht soll noch während des Events ein LinkedIn-Beitrag veröffentlicht werden.
Oder am nächsten Morgen soll eine Pressemitteilung erscheinen.

Dann sollte bereits vorher vereinbart werden, ob während oder
unmittelbar nach der Veranstaltung eine kleine Auswahl bearbeiteter Bilder geliefert wird.

So kann das Marketingteam schnell reagieren,
während die vollständige Bildauswahl anschließend bearbeitet wird.

Tipp 10: Nicht nach der Anzahl der Bilder auswählen

Mehr Bilder bedeuten nicht automatisch bessere Eventfotografie.

Für Unternehmen ist eine gute Auswahl häufig wesentlich
wertvoller als mehrere tausend fast identische Aufnahmen.

Entscheidend ist, ob die relevanten Situationen vorhanden sind und
ob die Bilder vielseitig einsetzbar sind.

Eine gute Eventreportage sollte deshalb nicht danach beurteilt werden,
wie oft der Auslöser betätigt wurde, sondern danach, welchen Nutzen die fertigen Bilder für das Unternehmen haben.

Tipp 11: Eventfotograf oder Eventfotografie-Agentur?

Unternehmen suchen häufig sowohl nach einem Eventfotografen als auch nach Eventfotografie-Agenturen.

In beiden Fällen lohnt sich die Frage:

Wer fotografiert unsere Veranstaltung tatsächlich?

Gerade Eventfotografie ist eine sehr persönliche Dienstleistung.

Der Fotograf bewegt sich zwischen Mitarbeitern, Geschäftsführung, Kunden und Gästen.
Auftreten, Kommunikationsfähigkeit und Erfahrung
spielen deshalb eine ähnlich wichtige Rolle wie die technische Qualität der Bilder.

Auch die Bildsprache sollte vorher geprüft werden.

Wer einen Fotografen aufgrund seines Portfolios engagiert, sollte wissen,
ob am Veranstaltungstag tatsächlich dieser Fotograf vor Ort sein wird.

Tipp 12: Vorher eine kleine Motivliste erstellen

Eine Motivliste muss kein kompliziertes Dokument sein.

Oft reicht bereits eine kurze Abstimmung darüber, welche Bilder auf keinen Fall fehlen dürfen.

Das können beispielsweise das Gebäude, der Messestand,
ein bestimmtes Produkt, eine Rede, ein Gruppenfoto oder einzelne Personen sein.

Diese Liste ersetzt nicht die spontane Reportage.

Sie sorgt aber dafür, dass die wichtigsten Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt werden.

Eventfotografie als Content-Produktion verstehen

Ein wichtiger Gedanke bei der Planung lautet:

Die Veranstaltung findet vielleicht nur an einem Tag statt.

Die Bilder können aber noch Monate oder sogar Jahre verwendet werden.

Deshalb lohnt es sich, Eventfotografie nicht ausschließlich als Dokumentation zu betrachten.

Sie ist gleichzeitig Content-Produktion.

Wer bereits vor einer Veranstaltung weiß, welche Bilder später im Marketing benötigt werden, kann den Fototermin wesentlich gezielter nutzen.

Eventfotografie für Unternehmen in Deutschland

Ich begleite Firmenveranstaltungen, Messestände, Produktlaunches,
Immobilien-Eröffnungen und Projektevents in Deutschland.

Dabei steht für mich nicht nur die Dokumentation des Events im Vordergrund.

Ich achte darauf, Bildmaterial zu produzieren, das Unternehmen anschließend sinnvoll für Marketing, Unternehmenskommunikation, Presse und Social Media einsetzen können.

Wenn Sie eine Firmenveranstaltung planen, lohnt es sich deshalb, die Fotografie frühzeitig in die Planung einzubeziehen.

Denn je besser vor dem Event geklärt ist, welche Bilder später gebraucht werden, desto wertvoller wird die fotografische Begleitung.